#Termene
De la 01.01.204 este obligatorie transmiterea in e-factura, insa sunt acceptate si alte canale de transmitere ( inclusive format hartie)
De la 01.07.2024 sistemul e-facura devine unicul canal de transmitere a facturilor, iar termenul de transmitere este de 5 zile
#Elemente obligatorii
O factură electronică trebuie să conțină o serie de elemente principale pentru a fi considerată valabilă. Aceasta include identificatori de proces și de factură, informații despre operatorul economic emitent și destinatar, detalii ale tranzacției și descompunerea TVA. Odată transmisă și având aplicat sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, factura este considerată primită oficial în sistem.
#Sancțiuni
Începând cu 1 aprilie 2024, sancțiunea pentru emitenții facturilor neconforme va consta în amendă între 1.000 lei și
2.500 lei și se va aplica pentru persoanele fizice și pentru persoanele juridice, altele decât contribuabilii mari și mijlocii
Începând cu 01.07.2024, destinatarul facturii urmează să fie sancționat cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscrisă într-o factură emisă de un operator economic stabilit în România, pentru factura primită și înregistrată altfel decât prin intermediul sistemului RO e-Factura.
Nerespectarea termenelor și cerințelor sistemului RO e- Factura atrage sancțiuni contravenționale de la 1.000 lei la 10.000 lei, în funcție de mărimea contribuabilului.
#Responsabilități
Din iulie 2024, noua realitate va fi fișierul XML, care se va descărca din Spațiul Privat Virtual (SPV). Va trebui fie să aveți o persoană dedicată care să facă lucrul acesta, fie să aveți o aplicație care să facă lucrul acesta în mod automat.
Responsabilitatea va fi întotdeauna a agentului economic, pentru că, în orice companie, nu contabilul este cel care emite factura.
#Autorizare SPV
Pentru a transmite și a primi facturi prin sistemul e- Factura, este necesar un certificat digital calificat înregistrat la Fisc. Această obligație nu cade automat în sarcina contabilului și nu trebuie privită ca atare.
Dacă, totuși, contabilul este de acord și programul informatic este ce trebuie, procedura este foarte simplă și presupune o apăsare de buton pentru acceptare din partea contabilului. Ulterior, o apăsare de buton pentru transmiterea efectivă a facturii în SPV. Programul informatic vă scoate automat din SPV recipisa, pe care voi trebuie să o verificați să fie validă.
Mai aveți obligația salvării acestor recipise și a XML-ului cu sigiliul Ministerului Finanțelor în arhiva proprie. În concluzie, contabilul doar vă dă acordul de a folosi semnătura lui electronică, astfel că tot voi aveți obligația trimiterii facturilor în SPV, obligația verificării recipisei (să fie validă și fără erori) și a salvării acestora în arhiva personală.
#Arhivarea
Deținerea facturilor în formatul XML va reprezenta, în sine, dovada faptului că firma și-a îndeplinit obligația de a transmite aceste documente în secțiunea e-Factura din SPV. Dovada supremă va fi XML-ul respectiv.
Conform cadrului legal primar al e-Factura (OUG 120/2021), pe facturile electronice transmise de contribuabili în SPV se aplică sigiliul electronic al ministerului.
Practic, firmele vor trebui să aibă o arhivă electronică a documentelor contabile, iar dacă doresc neapărat, pot și lista acele facturi și să le arhiveze și în format fizic, ca până acum. Pentru arhivarea electronică, eu recomand atât o soluție cloud, cât și o soluție locală, sau în orice caz datele să fie salvate în mai multe locuri. Să nu uităm că ANAF nu păstrează datele pe o perioadă îndelungată!
#Perioade arhivare
Având în vedere aceste elemente, întâlnim următoarele cazuri:
Dacă ne referim la facturi emise anterior datei de 1 iulie 2024, atunci se disting două situații:
Facturile emise până la data de 15 ianuarie 2023 ar trebui păstrate în arhivă până la expirarea termenului vechi de zece ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite;
Facturile emise începând cu 15 ianuarie 2023 ar trebui păstrate în arhivă până la expirarea noului termen de cinci ani, care se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite;
Dacă vorbim de facturi emise începând cu 1 iulie 2024, care trebuie transmise prin e-Factura (adică fișierul de tip XML menționat anterior), acestea trebuie arhivate în formatul XML pe suport electronic, luând în calcul termenul de cinci ani, calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care facturile au fost întocmite.
